Change management: pemanfaatan online-collaboration tools bagi organisasi di Indonesia

Online collaboration tools menjadi fokus perhatian saya akhir-akhir ini, khususnya setelah menyaksikan demo Google wave. Sambil menunggu Google wave siap, ada dua aplikasi online collaboration yang menarik perhatian saya: Google Apps (dengan Gmail, Contact, Calender, Google docs, Reader, etc) dan iWork.com. Meski demikian, aplikasi dari Google jauh lebih menarik perhatian saya, terutama karena sebagian data saya dan tentu saja data sebagian staff saya (email, contact, dan calender) sudah terintegrasi di sana.

Ketertarikan saya meluap saat saya mengajukan pertanyaan

Jika organisasi Anda baru dibentuk saat ini, apakah seluruh teknologi informasi yang ada akan mempengaruhi cara Anda berinteraksi di dalam organisasi? Apakah metode kerja Anda akan berbeda?

Saya yakin bahwa setiap orang akan muncul dengan jawaban berbeda dengan pendekatan masing-masing. Berikut ini adalah pendekatan saya untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Perkembangan teknologi informasi disertai dengan perkembangan hardware sebagai pendukung ternyata jauh lebih cepat dibandingkan perubahan cara (baca: budaya) kita bekerja di dalam organisasi. Perhatikan bagaimana cara Anda memperlakukan dokumen kerja yang perlu di-review oleh beberapa orang. Dokumen dilampirkan dalam email, kirimkan ke beberapa orang, review dan editing, kirim balik, penyatuan berbagai hasil editing, dan seterusnya. 

Hal utama yang mendorong saya mengajukan pertanyaan tersebut adalah konsep kerja secara individu dan lokal justru sering berujung pada kebutuhan sumber daya yang tinggi dan mahal. Ambil contoh kasus di atas: alokasi ruang dan tempat yang membatasi pelaksanaan pekerjaan sehingga pelaksanaan pekerjaan hanya dilakukan dari satu arah (dari satu orang ke orang lain namun tidak sebaliknya dan hanya dalam satu waktu), duplikasi material dan dokumen untuk melaksanakan pekerjaan yang sama (contoh: file yang sama bisa diduplikasi oleh beberapa orang untuk melakukan proses editing), aplikasi yang tidak memiliki dukungan cross-platform – mulai dari email hingga productivity suite, terbuangnya waktu untuk mengulangi proses yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya, mahalnya biaya pemeliharaan, dan tentu saja komunikasi data yang intensif mengakibatkan bertumpuknya informasi – kesulitan terbesar saat ini adalah mengorganisir tumpukan informasi yang masuk.

Online-collaboration pada prinsipnya menghilangkan semua boundary yang saya sebutkan di atas, namun perubahan budaya lokal menjadi online/global dan individu menjadi collaboration merupakan perubahan strategis yang perlu dilakukan secara sistematis.

Beberapa yang muncul di kepala saya hingga saat ini adalah
  1. Pemetaan langkah strategis dan inisiatif/taktis serta penentuan milestone setiap tahapan;
  2. Alokasi sumber daya: manpower, hardware, etc;
  3. Change management – organization culture development dan peningkatan kompetensi manpower;
  4. Sandbox implementation, sebagai langkah transisi;
  5. Go live.
Hmm, saya mulai berpikir untuk menerapkan ini di organisasi saya – see what it might become. Saya sangat berharap bahwa langkah ini dapat meningkatkan produktivitas kerja. 

Anyway, apakah ada organisasi (skala menengah ke atas – ditinjau dari alokasi sumber daya manusia) yang sudah menerapkan penggunaan online-collaboration tools, khususnya penggunaan aplikasi dari Google?

Author: aryadn

blogger, microblogger, professional mining engineer, metallurgist by education, interested in mobile-street photography.